Effektivisering, optimering og besparelser ligger i dag højt på mange virksomheder og organisationers dagsorden. Særligt er det for virksomheder afgørende, at deres drift kan være så kosteffektivt som muligt i tid, hvor konkurrencedygtigt afgør liv eller død.

Hver virksomhed griber sagen an på hver sin måde, når det kommer til at imødekomme disse kontinuerlige, reaktive og proaktive behov. En fælles ting for mange virksomheder er, at deres printermiljø falder udenfor radaren, når det kommer til optimeringer.

En hjørnesten i havet

Når det kommer til optimeringspunkter, slipper printermiljøet oftest under radaren. En af årsagerne til dette er, at printere ikke som sådan har en direkte forbindelse til omsætningen. Det er oftest nye ERP-systemer, køb af IT-infrastruktur og lignende som tager spotlyset, når det kommer til optimering.

Dette betyder, at mange printere i samtlige virksomheder oftest er ældre, har jævnlige tekniske fejl og lignende. Tages dette i betragtning til virksomhedens målsætninger om at effektivisere og spare penge, kan det få nogle mærkbare konsekvenser i længden.

Effektiviteten tager tæskene

På mange kontorer udgør papirbaserede arbejdsprocesser en stor del af dagligdagen. Det kan omfatte mange forskellige aktiviteter lige fra gængs dokumenthåndtering til arkivering. Fælles for disse arbejdsprocesser er, at de alle i større eller mindre grad er afhængige af printerne.

Foruden en printer er det ikke muligt at udskrive:

• Dokumenter
• Sagsmapper
• Personalearkiver
• HR-dokumenter
• Salgsdokumenter
• Kreditnotaer
• Kontrakter

Et dårligt printermiljø kan nedsætte effektiviteten af arbejdsprocesserne, hvor ovenstående forretningskristiske dokumenter indgår som kernedel. Ligeledes kan et dårligt printermiljø også være med til at skabe problemer i form af flaskehalsproblemer som resultat af tekniske fejl mv.

Fortsætter problemerne med manglende udskrivninger, tekniske fejl og lignende, kan det det øge tids- og resurseforbruget i virksomheden og derved også udgifterne. I den helt alvorlige ende kan det give driftsmæssige konsekvenser.

Ønsker du at mindske risikoerne eller helt at undgå at komme i karambolage, kan det være en god ide, at du også husker at optimere jeres nuværende printermiljø

Små forbedringer med betydelige effekter

Selvom, at det ikke lyder, som det helt store at få opgraderet sit nuværende printermiljø og udskifte de gamle printere med nye, kan det have mærkbare effekter. Når du skal vælge jeres kommende printer til erhverv, er det vigtigt, at du tager jeres forretningsmål i betragtning.

Med dette menes der, at du sætter dig ind i den pågældende printerløsning og grundigt undersøger de tekniske og økonomiske aspekter. Der kan her være tale om, at du undersøger følgende:

• Hvilke funktioner har printeren?
• Har printeren sikker print?
• Hvordan er dets blækpatron forbrug?
• Hvor effektiv er den ift. elforbruget?
• Kræver den en særlige bindingsaftale?
• Er der behov for særligt tilbehør?

Ovenstående er nogle eksempler på, hvad du bør være opmærksom på, når du skal vælge den rette printerløsning til jeres virksomhed.